Freiberufler: Wer dazu zählt und was zu beachten ist

Freiberufler sind Selbstständige, deren Arbeit zu bestimmten gesetzlich anerkannten Berufen oder Tätigkeiten zählt. Dazu gehören vor allem wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten. Auch Berufe wie Ärzte, Rechtsanwälte oder Ingenieure fallen darunter. 

Die gesetzliche Grundlage ist § 18 des Einkommensteuergesetzes (EStG). 

Eine eigenständige Rechtsform ist Freiberufler aber nicht. Vielmehr beschreibt der Begriff die Art der Tätigkeit. 

Der Status hat im Alltag diese Folgen:

• Für die Tätigkeit genügt die Anmeldung beim Finanzamt, eine Gewerbeanmeldung entfällt.
• Auf freiberufliche Einkünfte fällt keine Gewerbesteuer an. Einkommensteuer ist trotzdem fällig, oft auch Umsatzsteuer.
• Ohne GmbH oder UG genügt meist eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Sie stellt Einnahmen und Ausgaben einfach gegenüber.
• Eine Pflichtmitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer (IHK) entfällt. Manche freien Berufe gehören dafür einer eigenen Berufskammer an.

Ob Ihre Arbeit als freiberufliche Tätigkeit gilt, entscheidet im Zweifel das Finanzamt. Maßgeblich ist die tatsächliche Arbeit, nicht die Bezeichnung auf Ihrer Website oder Ihren Rechnungen.

Stuft das Finanzamt Ihre Tätigkeit nicht als freiberuflich, sondern als gewerblich ein, kann Gewerbesteuer anfallen. Sinnvoll ist daher die Prüfung vor dem Start.

Freelancer arbeiten selbstständig auf Auftragsbasis für Unternehmen. Das können sie freiberuflich machen, aber genauso gut gewerblich.

Für die Anmeldung und die Steuern zählt deshalb nicht der Begriff, sondern die konkrete Tätigkeit:

• Ein Journalist, der als Freelancer arbeitet, meldet sich nur beim Finanzamt an.
• Wer als Freelancer Personal vermittelt, muss dagegen auch ein Gewerbe anmelden.

Freiberufler beschreibt also die Art der Tätigkeit, Freelancer hingegen die Art der Zusammenarbeit.

Zu den freien Berufen gehören beispielsweise Ärzte, Architekten, Journalisten und Künstler. Unterschieden werden die freien Berufe dabei in Katalogberufe, katalogähnliche Berufe und bestimmte Tätigkeitsberufe. 

Was als Katalogberuf gilt, definiert § 18 EStG:

• Zu den Gesundheitsberufen zählen Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Hebammen, Heilmasseure und Diplom-Psychologen.
• Im Bereich Recht zählen Rechtsanwälte, Notare und Patentanwälte dazu.
• Bei Steuern und Wirtschaft fallen Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, vereidigte Buchprüfer sowie beratende Volks- und Betriebswirte unter die Katalogberufe.
• Zu Technik und Naturwissenschaft gehören Ingenieure, Vermessungsingenieure, Architekten, Handelschemiker, Lotsen und hauptberufliche Sachverständige.
• Aus Medien und Sprache zählen Journalisten, Schriftsteller, Bildberichterstatter, Dolmetscher und Übersetzer dazu.

Katalogähnliche Berufe stehen nicht explizit in einem Gesetz, entsprechen aber in den wesentlichen Punkten einem Katalogberuf. Ob ein Beruf die Anforderungen erfüllt, prüft das Finanzamt bei der Anmeldung der freiberuflichen Tätigkeit.

So muss etwa die Ausbildung mit der des Katalogberufs vergleichbar sein. Ein Studium ist nicht zwingend nötig. Wichtig ist aber, dass die tägliche Arbeit einem Katalogberuf ähnelt. Ein Abschluss allein reicht also nicht aus. 

Ohne passenden Abschluss müssen die Kenntnisse vergleichbar und nachweisbar sein. Das geht zum Beispiel über ein Gutachten, eine Wissensprüfung oder eigene praktische Arbeiten.

Bei Gesundheitsberufen zählt zudem, ob eine Berufserlaubnis oder Kassenzulassung vorliegt. Eine Zulassung durch die Krankenkassen ist ein starkes Indiz für die Ähnlichkeit.

Beispiele für katalogähnliche Berufe sind etwa Logopäden, Ergotherapeuten, IT-Berater oder Unternehmensberater.

Zählt eine Tätigkeit nicht zu den Freien Berufen, ist sie in der Regel gewerblich. Dann müssen Sie ein Gewerbe anmelden.

Die folgende Grafik hilft Ihnen einzuschätzen, ob Sie eine freiberufliche Tätigkeit ausüben oder gewerblich arbeiten.

Viele solo-selbstständige Freiberufler haben neben ihrer eigentlichen Arbeit noch einen kleinen gewerblichen Teil. Das ist erlaubt. Wichtig ist nur, dass Sie beides sauber trennen.

Nehmen wir als Beispiel eine Malerin: Ihre Originale verkauft sie als Künstlerin, das ist freiberuflich. Bietet sie ihre Gemälde zusätzlich als Poster im Onlineshop an, ist das Handel und damit ein Gewerbe. Ähnlich ist es beim Heilpraktiker, der Nahrungsergänzungsmittel verkauft.

Für die Praxis bedeutet das Folgendes:

• Für den gewerblichen Teil müssen Sie ein Gewerbe anmelden.
• Weisen Sie beide Tätigkeiten getrennt auf der Rechnung aus oder schreiben Sie getrennte Rechnungen, am besten mit eigenen Rechnungsnummern für jeden Bereich.
• In der Steuererklärung tragen Sie den freiberuflichen Teil in die Anlage S und den gewerblichen in die Anlage G ein.
• Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung, zählen die Umsätze aus beiden Bereichen zusammen.

Schwierig wird es, wenn sich beides nicht trennen lässt. Beispielsweise, weil ein Webentwickler nur Komplettpakete aus Programmierung, Template und Hosting zum Festpreis verkauft. Das Finanzamt prüft dann, was überwiegt. Im Zweifel kann das ganze Paket als Gewerbe gelten.

Wenn Sie von Anfang an sauber trennen, bleibt der freiberufliche Teil auch freiberuflich. Sind Sie sich unsicher, wo Ihre Tätigkeit einzuordnen ist, klären Sie das am besten vor der Anmeldung. Unterstützung bekommen Sie beispielsweise beim Finanzamt oder in der kostenfreien Gründungsberatung des Instituts für Freie Berufe (IFB).

Arbeiten Sie als Freiberufler allein, sind Sie automatisch Einzelunternehmer. Wenn Sie Ihr Unternehmen anmelden, geben Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung das Einzelunternehmen an. Für Schulden und berufliche Fehler haften Sie dann allerdings mit Ihrem Privatvermögen.

Wenn Sie kein Einzelunternehmen gründen möchten, kommen aber auch andere Gesellschaftsformen infrage. Die Wahl hängt beispielsweise davon ab, ob Sie Ihre persönliche Haftung begrenzen wollen oder mit anderen gemeinsam gründen möchten.

• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR): Eine GbR passt, wenn Sie mit anderen Freiberuflern gemeinsam starten möchten. Gewerbesteuerfrei bleibt Ihr Unternehmen aber nur, wenn alle Mitgründer einen Freien Beruf ausüben.
• Partnerschaft (PartG): Die PartG steht ausschließlich Freiberuflern offen. Anders als in der GbR haftet für berufliche Fehler neben der Gesellschaft nur, wer den Auftrag bearbeitet hat. Für andere Schulden haften die Partner privat. In manchen Berufen ist eine Variante mit beschränkter Berufshaftung möglich (PartG mbB).
• Unternehmergesellschaft (UG): Mit der Gründung einer UG können Sie Ihre persönliche Haftung beschränken, da es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt. Das Stammkapital beträgt mindestens einen Euro.
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH): Auch mit der GmbH können Sie Ihre Haftung beschränken. Sie brauchen aber mindestens 25.000 Euro Stammkapital, wovon bei einer Bargründung mindestens 12.500 Euro eingezahlt werden müssen.

Bei GmbH und UG sind Sie zwar weiter im selben Beruf tätig, die Gesellschaft gilt steuerlich aber als Gewerbebetrieb. Sie brauchen also eine Gewerbeanmeldung und zahlen Gewerbesteuer.

Freiberufler müssen sich beim Finanzamt anmelden und je nach Beruf klären, ob eine Kammerpflicht besteht. Außerdem sollten sie Kranken- und Altersvorsorge, Steuern, Buchhaltung, Geschäftskonto und Versicherungen von Anfang an regeln.

Für manche freien Berufe gibt es berufsständische Kammern, auch Standeskammern genannt. Bei diesen müssen Sie sich registrieren, bevor Sie sich selbstständig machen.

Das gilt zum Beispiel für Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Notare, Rechtsanwälte, Patentanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Architekten und beratende Ingenieure. Die Kammer nennt Ihnen auch die genauen Anforderungen an die Qualifikation.

Die Adressen und Kontaktdaten haben wir Ihnen in der Übersicht der berufsständischen Kammern zusammengestellt. Für viele andere freie Berufe, etwa Autoren oder Künstler, gibt es keine Kammer und auch keine vorgeschriebene Ausbildung.

Innerhalb eines Monats nach dem Start übermitteln Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online über ELSTER. Damit melden Sie sich als Freiberufler offiziell beim Finanzamt an.

Wie das genau geht und was Sie dabei beachten sollten, zeigen wir Ihnen in der Schritt-für-Schritt-Anleitung "Freiberufliche Tätigkeit anmelden".

Bei der Krankenversicherung haben Sie die Wahl zwischen gesetzlich und privat. Künstler und Publizisten versichern sich bei erfüllten Voraussetzungen über die Künstlersozialkasse (KSK).

Bei der Rente hängt viel vom Beruf ab. Verkammerte Berufe zahlen meist in ein Versorgungswerk ein. Selbstständige Lehrkräfte oder Hebammen sind rentenversicherungspflichtig, ebenso wie Freiberufler, die in der KSK versichert sind. 

Auch andere Freiberufler können rentenversicherungspflichtig sein, etwa wenn sie dauerhaft nur einen Auftraggeber haben. Wer nicht versicherungspflichtig ist, entscheidet selbst über seine Altersvorsorge.

Das könnte sich für neue Selbstständige aber künftig ändern: Die Bundesregierung plant eine Pflicht zur Altersvorsorge. Ein Gesetzentwurf liegt jedoch bislang noch nicht vor (Stand: November 2026).

Bei den Steuern für Freiberufler spielen vor allem diese drei Arten eine Rolle:

• Gewerbesteuer: Gewerbesteuer entfällt, solange Sie keine GmbH oder UG gründen.
• Einkommensteuer: Einkommensteuer zahlen Sie auf das zu versteuernde Einkommen (Gewinn minus steuerlich absetzbare Posten wie Vorsorgeaufwendungen).
• Umsatzsteuer: Umsatzsteuer fällt an, sofern Sie in der Regelbesteuerung sind und die Kleinunternehmerregelung nicht nutzen. Bestimmte freiberufliche Leistungen sind von der Steuer befreit, beispielsweise Heilbehandlungen.

Wenn Sie als Freiberufler nicht gerade eine GmbH oder UG gründen möchten, reicht in der Regel die einfache Buchführung aus. Den Gewinn ermitteln Sie per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Dafür stellen Sie lediglich Ihre Einnahmen und Ausgaben gegenüber.

Hilfreich ist dabei eine Buchhaltungssoftware, die sich speziell für die EÜR eignet (EÜR-Software). Aus unserem Vergleich für Buchhaltungssoftware empfehlen wir folgende Programme:

• sevdesk ist das beste Allround-Programm und sehr einfach zu bedienen.
• Lexware Office ist das beste Programm für Belegbuchung und die Abstimmung mit dem Geschäftskonto. Es ist einfach zu bedienen und lässt sich flexibel erweitern (z. B. für Lohnbuchhaltung).

Gesetzlich ist ein Geschäftskonto für Freiberufler keine Pflicht, wir empfehlen es aber dringend. Mit einem eigenen Geschäftskonto trennen Sie Berufliches und Privates von Anfang an sauber. Das macht Ihre Buchhaltung deutlich einfacher.

Grundsätzlich dürfen Sie als Freiberufler dafür auch Ihr Privatkonto nutzen. Viele Banken schränken die geschäftliche Nutzung von privaten Konten allerdings ein. Wer es dennoch betrieblich nutzt, dem kann die Bank kündigen.

Welche Konten sich stattdessen eignen, zeigt unser Geschäftskonto-Vergleich für Freiberufler.

Bei der Gründung geht es auch darum, Risiken zu begrenzen. Das gilt besonders, wenn Sie mit dem Privatvermögen haften. Für viele Risiken, die Sie nicht beeinflussen können, gibt es für Freiberufler passende Versicherungen. Sie sorgen dafür, dass ein Schaden nicht schon das frühe Aus bedeutet.

Welche Policen sinnvoll sind, hängt vom Beruf ab. Bei der Auswahl hilft ein individueller Versicherungs-Check.